○竹田市電子計算組織の管理運営に関する規則
平成17年4月1日
規則第25号
(目的)
第1条 この規則は、本市における電子計算機(以下「電算機」という。)の取扱い及び竹田市電算室等の管理運営に関し基本的な事項を定めることにより、個人情報の保護及び市政の適正かつ円滑な運営の確保に資することを目的とする。
(1) 電子計算組織 市が管理する電子計算機を使用し、定められた処理手順に従って事務を自動的に記録、判断、計算し、その他一連の処理を行う電子的機器で構成された組織をいう。
(2) 電算機 竹田市役所電算室に設置されている中央処理装置(以下「本機等」という。)及びそれに接続する周辺装置をいう。
(3) 個人情報 個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(4) 実施機関 市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査委員会、水道事業管理者、消防長及び議会をいう。
(5) 電算処理 基幹系(総合行政システム)電算機並びに情報系(庁内LAN)電算機を使用して、情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する行為をいう。
(6) 電磁的記録 職員が職務上作成し、又は取得した電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録であって、業務上必要なものとして利用するものをいう。ただし、文書又は図面上等の作成の補助に用いるため一時的に作成したものを除く。
(7) 電算室 本機等が設置され、磁気記録、磁気記録媒体等を集中的に保管する部屋をいう。
(8) 端末機 本機等と直接又は通信回線によって結合され、電算室以外の場所に設置するディスプレイ装置、プリンタ装置及び光学式文字読取装置等の機器をいう。
(実施機関の責務)
第3条 実施機関は、電子計算組織を運用するに当たっては、市民の基本的人権を尊重し、個人の秘密を保護しなければならない。
2 電子計算組織により個人情報を処理する事務に従事しているもの又は従事していた者は、その事務に関して知り得た秘密を漏えいしてはならない。
(個人情報の記録の制限)
第4条 個人情報の記録事項は、市の行政目的における必要かつ最小限のものに限定し、個人の思想、信条、宗教及び社会的差別の原因となる社会的身分に関する事項は、記録してはならない。
(個人情報の管理)
第5条 実施機関は、電子計算組織に係る個人情報の適切な維持管理を行うため、次の事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 正確性を確保すること。
(2) 改ざん、滅失、損傷その他の事故を防止すること。
(3) 漏えいを防止すること。
(訂正及び削除の請求等)
第6条 電子計算組織に個人情報が記録されている者は、自己の個人情報について、記録情報の事実に誤りがあると認めるときは、実施機関に対し、当該記録情報の訂正を、第4条の規定に違反すると認めるときは、当該記録の削除を、書面により、それぞれ請求することができる。
2 実施機関は、前項に規定する請求があったときは、速やかに調査を行い、当該請求を受理した日の翌日から起算して30日以内に、当該請求に係る記録情報について訂正若しくは削除する旨又は訂正若しくは削除しない旨の決定をするとともに、その内容を当該請求をした者に、速やかに書面により通知しなければならない。
3 実施機関は、前項の規定により訂正又は削除する旨を決定したときは、速やかに当該記録情報の訂正又は削除をしなければならない。
(個人情報等の外部への提供の制限)
第7条 電子計算組織に記録されている個人情報及びその他のデータは、法令に特別の定めがある場合又は市民の福祉の向上その他公益のため必要であり、かつ、個人的秘密を侵害するおそれがないと認められる場合を除き、通信回線等による結合若しくはその他の方法による外部への提供をしてはならない。
2 前項の提供をする場合は、その内容、使用目的、提出方法、管理方法等について覚書又はこれに類するものを取り交わすものとする。
3 前2項の規定は、竹田市情報公開条例(平成17年竹田市条例第13号)の規定に基づく行政情報の開示については、適用しない。
(業務の委託等)
第8条 電子計算組織による電算処理を外部に委託する場合は、委託業者を調査、厳選し、委託契約書に次の事項を明記し、個人情報の保護に万全を期さなければならない。
(1) 個人情報及びデータの機密保持に関する条項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する条項
(3) 指示目的以外の使用並びに第三者への個人情報及びデータの提供禁止に関する条項
(4) 個人情報及びデータの複写及び複製の禁止に関する条項
(5) 事故発生時の報告義務に関する条項
(6) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する条項
2 継続的な要員の派遣を受ける場合は、必要に応じ派遣企業の責任者及び本人の双方から、秘密保持等データの適正な取扱いに関する誓約書を提出させるものとする。
(接合)
第9条 電子計算組織における基幹系電算機は、他の団体等と通信回線による接合を行ってはならない。ただし、法令に特別の定めがある場合又は市長が特に認めた場合は、この限りでない。
(適用業務の要件)
第10条 電子計算組織による適用業務は、次の各号のいずれかに該当しなければならない。
(1) 市民福祉の向上を図ることができるもの
(2) 事務の軽減を図ることができるもの
(3) 経費の節減を図ることができるもの
(4) 行政の高度化を図ることができるもの
(運営委員会)
第11条 前条の業務を適正に行うために、竹田市電子計算組織管理運営委員会(以下「運営委員会」という。)を設置し、次に定める事項について調査し、審査し、及び承認するものとする。
(1) 電算処理に関する情報の収集、調査及び研究に関する事項
(2) 電算処理計画の策定及び運営に関する事項
(3) 電算処理の適用効果及び評価に関する事項
(4) 電算機の保全及び更新に関する事項
(5) 電算室の保安及び事故防止に関する事項
(6) 記録事項の収集制限及び提供制限に関する事項
(7) 記録事項の整理及び記録の廃棄に関する事項
(8) 電算処理の状況及び記録の公表に関する事項
(9) 前各号に掲げるもののほか、運営委員会が必要と認める事項
(組織)
第12条 運営委員会は、会長及び委員若干人で組織する。
2 運営委員会に会長を置き、副市長をもって充てる。会長に事故があるときは、あらかじめ会長が指名した委員が、その職務を代理する。
3 会長は、運営委員会を代表し、会務を総括する。
4 委員は、次に掲げる者をもって充てる。
(1) 竹田市行政組織規則(平成17年竹田市規則第9号)第5条に定める調整課長
(2) 荻支所長
(3) 久住支所長
(4) 直入支所長
(5) 教育委員会教育総務課長
(6) 消防長
(7) 議会事務局長
(8) その他市長が必要と認める職員
(平19規則7・平21規則42・平22規則54・一部改正)
(会議)
第13条 運営委員会は、会長が必要に応じて招集する。
2 運営委員会は、委員の半数以上が出席しなければ会議を開くことができない。
3 運営委員会に付議する事案は、書面により提出するものとする。
4 会長が、必要と認めるときは、委員以外の職員を出席させ説明又は意見を聴くことができる。
5 運営委員会の庶務は、情報推進課において処理する。
(令4規則14・一部改正)
(1) 新たに電算処理しようとする場合は、電算処理開始を希望する6月前とする。
(2) 現に電算処理している事務若しくはシステムの内容の修正、変更又は廃止をしようとする場合は、処理希望日の2月前とする。
(3) 現に電算処理しているデータ等を利用して、臨時処理する場合は、処理希望日の2月前とする。
2 情報推進課長は、前項に規定する依頼書の提出があったときは、その必要性、年間計画との関連及び記録事項の保護等について、運営委員会の承認を得て、電算処理の可否及び方法等を決定するものとする。
(1) 緊急に処理を要する場合
(2) 軽易な業務である場合
(3) 軽微な変更である場合
(令4規則14・一部改正)
(令4規則14・一部改正)
(データの利用)
第16条 既存のデータを利用して事務処理を行おうとする課長は、利用しようとするデータに係る事務を所管する課長の承認を電算事務処理依頼書(様式第3号)により得なければならない。ただし、継続処理の場合は、これを省略することができる。
(データ等の保護管理者)
第17条 ハイパーネットワーク通信システム並びに電算処理に係るシステム及びデータを管理し、その保護に万全を期すため、次に掲げる管理者を置く。ただし、本機等で管理する以外のものに関する管理は、当該業務を所管する課長が行う。
(1) ハイパーネットワーク通信システムの管理者として情報推進課長
(2) 住民基本台帳ネットワークシステムサーバー及び戸籍サーバーの管理者として市民課長
(3) 電算処理に係るシステム及びデータの保護管理者(以下「保護管理者」という。)として情報推進課長
(令4規則14・一部改正)
(保護担当者)
第18条 保護管理者は、その事務の一部を処理させるため、保護担当者を指定する。
2 保護管理者は、本機等取扱いの承認に際し、保護担当者に取扱範囲を定めたパスワードを与えるものとする。
3 保護担当者は、パスワードの適切な管理をしなければならない。
(電磁的記録等の管理)
第19条 保護管理者は、保護担当者に指示し、電磁的記録の管理について適正な措置を講じなければならない。
2 保護担当者は、事故を防止するため、適切な保管を行うとともに予備の電磁的記録を作成し、保管しなければならない。ただし、各業務において随時行う電磁的記録については、各課において適切な保管をするものとする。
3 電磁的記録を外部に持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
4 電算処理された電磁的記録及び入出力帳票が不要となったときは、速やかに裁断、焼却その他復元できない方法によって処分しなければならない。
(電算室の管理)
第20条 保護管理者は、次により、電算室及び本機等を的確に管理しその保安に万全を期するよう努めるものとする。
(1) 電算室は、常に施錠し、その鍵の管理を行う。
(2) 職員又は職員以外の者の入室については、口頭若しくは文書で確認し、必要があると認められた場合は、許可を行う。
(3) 入退室管理台帳(様式第4号)を情報推進課に備え付け、入退室の記録を行う。
(令4規則14・一部改正)
(電算室等の保安措置)
第21条 保護管理者並びに課長は、電算室及び電磁的記録の保管場所には、火災その他の事故等に備えて必要な措置を講じなければならない。
2 事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、必要な措置を講じなければならない。
(端末機の管理)
第22条 端末機を設置した課に、端末機管理者を置く。
2 端末機管理者は、当該設置している課の課長とする。
3 端末機管理者は、所管の端末機を適正に管理しなければならない。
(端末機の操作等)
第23条 端末機の操作は、保護管理者が承認した職員(以下「端末機取扱者」という。)が行うものとする。
2 保護管理者は、端末機取扱者に、取扱範囲を定めたパスワードを与えるものとする。
3 端末機取扱者は、パスワードの適切な管理をしなければならない。
4 保護管理者は、端末機利用に際して各業務ごとにパスワードが符合した場合のみ利用できるシステムを講じなければならない。
5 端末機取扱者は、端末装置の操作によって知り得た情報の機密は、厳重に守らなければならない。
附則
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年規則第7号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年規則第42号)
この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年規則第54号)
この規則は、平成23年4月1日から施行する。
附則(令和4年規則第14号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
(令4規則14・一部改正)
(令4規則14・一部改正)
