○竹田市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成17年4月1日
訓令甲第11号
(目的)
第1条 この要領は、竹田市電子計算組織の管理運営に関する規則(平成17年竹田市規則第25号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護に関し、適正かつ円滑な管理運営の確保に資することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 竹田市役所電算室に設置する電子計算機、市民課及び支所市民係に設置する端末機及び周辺機器により現在戸籍、除かれた戸籍(改製原戸籍を含む。以下「除籍」という。)、戸籍の附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(平22訓令甲15・令4訓令甲23・一部改正)
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の責務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な運営を図るため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課市民係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者から内容が読み取られないよう位置及び角度に配慮しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に使用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 入出力されたデータは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができないよう保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関し厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理に関しては、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管する必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができないよう保安用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管する必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 出力帳票を破棄するときは、速やかに裁断、焼却等の復元できない方法によって処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個人別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項に定められた業務の目的を越えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に行ってはならない。また、戸籍データを戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステムの安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。なお、新任の取扱職員については、できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適正な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、取扱責任者において処理する。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令甲第15号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令甲第23号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・保管施設の管理 ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | サーバーは施錠の係る竹田市電算室に設置する。 電算室のサーバー本体の鍵は保護管理者が管理する。 サーバーを起動する者は保護管理者の承認を受けた取扱職員が起動させる。 |
戸籍端末機 | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | 端末機を起動する者は、保護管理者の承認を受けた取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に出力し、そのリストを施錠の係る保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠の係る書庫 | バックアップ記録リストを定期的に出力し、そのリストを施錠の係る保管庫で管理する。 |
戸籍情報システムのプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講ずる。 |