(1)　文書　市において職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)及び簿冊類をいう。(竹田市文書取扱規程(平成17年竹田市訓令甲第4号。以下「文書取扱規程」という。)第2条第1号に規定する文書)

(2)　ファクシミリ　本庁、支所及び各施設に配置してあるファクシミリをいう。

(3)　電子メール　各課等に配置しているパーソナルコンピューター等により通信回線を通じた文書の送受信を行うことをいう。

(1)　公印の押印を省略することができる文書(文書取扱規程第35条第2項)とし、次に掲げるものとする。

(2)　文書取扱規程第31条に規定する重要、異例若しくは秘密に属する文書及び竹田市情報公開条例(平成17年竹田市条例第13号)第9条に規定する非公開情報が記録されているものを除く。

(3)　個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別され、又は識別され得ることにより個人の利益・権利を阻害するおそれがある情報

(1)　ファクシミリによる施行文書の用紙の形式は、原則としてA4判とする。

(2)　ファクシミリによる施行文書の左上部余白に「(ファクシミリ施行)」と表示する。

(3)　発信元を明確にするために、文書の右下部余白に発信元の担当所属名、担当者氏名、住所及び電話番号等を表示すること。

(4)　ファクシミリによる施行文書の枚数が複数になる場合には、当該ファクシミリによる施行文書の余白部に「(○枚中○枚目)」と表示する。

(5)　送り状は、発信者が受信先に対し発信者名並びに送信する内容が送信する前に既に報告されている場合に限り省略することができる。

(1)　施行文書の形式は、原則としてテキストファイルによること。

(2)　件名は、内容が分かるよう詳細に定めること。

(3)　受信する者の名称は施行文書の最初の行に、送信する者の名称は施行文書の最後の行に記載すること。

(1)　ファクシミリにより施行された文書のうち、感熱紙記録方式のファクシミリにより受信された文書(保存期間が1年を超えるものに限る。)については、当該文書を受領した後、普通紙複写機により複写したものについて収受の手続をとるものとする。

(2)　ファクシミリ又は電子メールにより送信した文書は、特に必要と認める場合を除き郵便等で再送付しないこと。