○竹田市文書取扱規程

平成17年4月1日

訓令甲第4号

目次

第1章 総則(第1条―第14条)

第2章 文書の取扱い

第1節 文書の受付及び配布(第15条―第19条)

第2節 文書の処理(第20条―第33条)

第3節 文書の浄書及び発送(第34条―第39条)

第4節 文書の編集、保管及び保存(第40条―第52条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、市における事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市において職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)及び簿冊類をいう。

(2) 内部文書 市長の機関相互において又は市長の機関と市長以外の市の機関とにおいて発送し、又は収受する文書をいう。

(3) 対外文書 内部文書以外の文書で、発送し、又は収受する文書をいう。

(5) 課長 前号に規定する課の長をいう。

(6) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保存及び廃棄その他文書管理に関する一連の事務の処理(以下「文書等の処理」という。)を行うシステムをいう。

(平21訓令甲6・平22訓令甲5・令4訓令甲16・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書等の処理については、文書管理システムを利用するものとする。ただし、総務課長がこれにより難いと認めたときは、この限りでない。

2 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

3 文書は、個人情報の保護に留意して適正に管理しなければならない。

(文書管理主管部署)

第4条 総務課は、文書担当課として文書管理全体に関する統括管理を行うものとする。

(総務課長の責務)

第5条 総務課長は、文書取扱事務責任者として次に掲げる文書に関する事務を所掌するものとする。

(1) 文書管理全般における各課への運営、連絡、指導、調整及び研修等

(2) 保存書庫の管理

(3) 文書分類の管理

(課長の職務)

第6条 課長は、常にその課における文書事務が、円滑、適切に処理されるよう常に留意し、その促進に努めなければならない。

2 課長は、庶務を主管する係長又は責任者をして、文書事務の処理を推進し文書が完結するまでその経過を明らかにさせるようにしなければならない。

(文書主任)

第7条 課に文書主任及び文書副主任各1人を置く。

2 文書主任には、文書事務を担当する係長(これに相当する職を含む。以下同じ。)をもって充て、文書副主任は、文書事務を担当する職員のうちから課長が選任する。

(平19訓令甲13・一部改正)

(文書主任の職務)

第8条 文書主任及び文書副主任は、課長の命を受けて次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書受付及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(4) 文書の分類整理及び編さんに関すること。

(5) 完結文書の保管及び引継ぎに関すること。

(6) その他文書の処理に関すること。

(文書主任者会議)

第9条 文書担当課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書主任者会議を招集することができる。

(文書の種類)

第10条 文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文書

 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、決定又は処分した事項を広く一般に周知させるため公示するもの

 公告 告示以外で一定の事項を広く一般に周知させるため公示するもの

(3) 令達文書

 訓令甲 所属機関又は職員に対し、一般的に指揮命令するもの

 訓令乙 所属機関又は職員に対し、個別的に指揮命令するもの

 指令 個人又は団体等に対し、申請、願い、伺い等に基づき又は一方的に指示命令するもの

 達 個人又は団体等に対し、指示命令するもの

(4) 往復文書

 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの

(ア) 通達 所属機関又はその職員に対し指示又は命令するもの

(イ) 依命通達 市長が発すべき通達を、副市長又は課長がその命を受けた事項について、自己の名において発するもの

(ウ) 送付 書類又は物品等を送り届けるもの

(エ) 依頼 個人又は団体等に対し、その義務に属しない行為を求めるもの

 照会 一定の事項について回答を求めるもの

(ア) 請求 行政庁相互で、又は行政庁が個人若しくは団体等に対し、一定の行為を求めるもの

(イ) 督促 照会に対する回答等の提出を催促するもの

 回答 照会、依頼又は協議等に対して応答するもの

 諮問 附属機関等に対し、法令上定められた事項について意見を求めるもの

 答申 諮問に対し、意見を述べるもの

 報告 上司又は行政庁に対し、事務の状況その他を報告するもの

 届け 上司又は行政庁に対し、一定の事項について届け出るもの

 申請 上司又は行政庁に対し、許可又は認可等の行為を請求するもの

 願い 上司又は行政庁に対し、軽易な行為を求めるもの

 建議 所属機関等が、その属する機関に対して、自発的に意見を申し出るもの

 勧告 権限に基づき特定の事項について相手方にある処置を採ることを勧め又は促すもの

 進達 個人又は団体等から受理した文書を上司又は行政庁に取り継ぐもの

 副申 上司又は行政庁に進達する文書に意見を添えるもの

 上申 上司又は行政庁に対し、意見又は事実を述べるもの

 内申 上司又は行政庁に対し、希望を申し出るもの

 協議 他の団体又は機関に関係のあることについて同意を求めるもの

(5) 内部文書

 伺い 上司又は行政庁の指揮を求めるもの

 復命 上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの

 願い 上司の許可を得るもの

 届け 服務上一定の事項について届出が命ぜられているもの

 供覧 単に受理にとどまる文書を上司の閲覧に供するもの

 回覧 職員相互に周知するもの

(6) その他の文書

 議案 議会に対し、議決を求め又は報告するもの

 証明書 一定の事実又は法律関係の存否を証するもの

 契約書 互いに相対する2つ以上の意思表示の合致(合意)によって成立する法律行為で、債権の発生を目的とするもの

 表彰文 個人又は団体等に対し、行為を表彰したり、感謝の意を表したり、又は成績を賞するもの

 儀式文 式典等において、その意義、祝いの言葉等を述ベるもの

 書簡文 案内状等私文書と同じような形式で発するもの

 不服申立関係文書 行政庁の違法又は不当な処分その他公権力の行使に当たる行為又は裁決について不服を申し立てるもの

 請願文 地方自治法等に規定されるもので、特定の事項について希望を述べるもの

 陳情文 特定の事項について実情を訴え、必要な措置を講ずるよう求めるもの

 辞令 任免、給与又は勤務等に関して命令するもの

(平19訓令甲13・一部改正)

(文書取扱いの責任区分)

第11条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(1) 受領、受付、配布、発送、保存及び廃棄 (総務課)

(2) 起案、回議、合議、決裁、浄書、校正、整理、保管、編集及び引継ぎ (主務課)

(簿冊)

第12条 文書の取扱いに必要な簿冊及び備付課は、次のとおりとする。

(1) 条例番号整理簿 (様式第1号) 文書担当課

(2) 規則番号整理簿 (様式第2号) 〃

(3) 訓令番号整理簿 (様式第2号) 〃

(4) 告示番号整理簿 (様式第3号) 〃

(5) 議事整理簿 (様式第4号) 〃

(6) 請願書番号整理簿 (様式第5号) 〃

(7) 陳情書番号整理簿 (様式第5号) 〃

(8) 指令番号整理簿 (様式第6号) 〃

(9) 親展文書受付配布簿 (様式第7号) 〃

(10) 書留等受付配布簿 (様式第8号) 〃

(11) 金券等受付配布簿 (様式第9号) 〃

(12) 口頭(電話)受理簿 (様式第11号) 各課

(13) 寄附者名簿 (様式第12号) 文書担当課

2 前項第8号の規定にかかわらず、指令文書を大量に発する課は、文書主管課長と協議し、当該課に係る指令番号簿を備えることができる。

(文書の庁外持ち出し)

第13条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第14条 次の各号に掲げる文書には、当該各号の区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示 記号はその区分に従い「条例」、「規則」、「訓令甲」、「訓令乙」及び「告示」とし、番号は文書担当課においてその種別ごとに条例番号整理簿、規則番号整理簿、訓令番号整理簿及び告示番号整理簿により、一連番号を「第ヽヽ号」により記載すること。

(2) 指令文書 記号は、「竹田市指令」とし、番号は指令番号整理簿により、一連番号を記載すること。ただし、第12条第2項の規定に基づき指令番号簿を備える課に係る指令文書の記号及び番号については、記号は「竹田市指令」の後に別表第1に掲げる文書記号を付すものとし、番号は当該指令番号簿により一連番号を記載すること。

(3) 往復文書等 記号は各課ごとに別表第1に掲げる記号とし、番号は一連番号を記載すること。この場合において、同一事案に属する文書番号は、当該事案の完結に至るまで枝番号「の2」から順次付けることができる。

2 第12条第1項第1号から第7号までの簿冊に係る番号は暦年による一連番号を記載し、同条第1項第8号から第12号までの簿冊に係る番号は会計年度による一連番号を記載すること。

第2章 文書の取扱い

第1節 文書の受付及び配布

(文書の受付及び配布)

第15条 市に配達された文書は、文書担当課において受理し、次の各号に掲げる文書の区分に従い、それぞれ当該各号に定める手続をとらなければならない。

(1) 普通文書は、主管課長又は文書主任に配布しなければならない。

(2) 親展文書(秘密文書を含む。)及び親展電報は、封をしたまま親展文書受付配布簿に記載し、市長、副市長あてのものは秘書担当係長に、その他のものは主管課長及び名あて人に直ちに配布し、その受領印を徴しなければならない。

(3) 書留郵便物、電報、通貨及び金券は、書留郵便物、電報については、書留等受付配布簿に、通貨及び金券にあっては、金券等受付配布簿にそれぞれ記載し、前号による取扱いにより処理しなければならない。

(4) 数課に関係のある文書及び物品は、文書担当課長において最も関係の深い課に配布するものとする。

(5) 主管の明らかでない文書は、文書担当課において、当該文書の最も主管課と思われる課に配布するものとする。

2 前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、及び取扱者の認め印を押印しておかなければならない。

3 異例又は重要と認める文書は、文書担当課長の閲覧を経て配布しなければならない。

4 文書又は物品の受付に関し、送達証明の請求をするものがあるときは、文書担当課長において受領印を押すものとする。

5 郵便料金の未納又は不足の文書又は物品が到着したときは、公務に属すると認めたものに限ってその料金を納付し、これを受け取ることができる。

(平19訓令甲13・一部改正)

(収受すべきでない文書)

第16条 本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、文書担当課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(文書の回付)

第17条 主管課長は、次の各号のいずれかに該当する文書があるときは、直ちに文書担当課長に回付しなければならない。

(1) 第15条の規定により配布された文書で主管に属しないと認めるもの

(2) 請願及び陳情書等で文書担当課長において所定の手続を経ないで直接各課で受理したもの

2 文書担当課長は、前項による文書の回付を受けたときは、改めて第15条の規定により処理しなければならない。

(口頭受理)

第18条 申請、申告又は異議申立てであって、書面を必要としないものは口頭及び電話で受理することができる。

2 前項の場合は、口頭(電話)受理簿にその要領を記載し、かつ、処理のてん末を明記しておかなければならない。

(勤務時間外文書の収受)

第19条 勤務時間外に配達された文書は、当直者及び当直者に代わる管理人が収受し、次により処理しなければならない。

(1) 勤務時間外に収受した文書は、当直時間の終了と同時に文書担当課長に引き継ぐものとする。

(2) 電報等急を要すると認められるものは、直ちに主管課長又は受取人に通報するものとする。

第2節 文書の処理

(収受文書の処理)

第20条 主管課長は、文書の配布を受けたときは、文書管理システムを利用するか又はその文書の余白に受付印(様式第13号)を押し、受付年月日、番号を記入した上、直ちに回覧させ課長自ら処理するもののほか、主務者を定め処理事項を指示して遅滞なく処理させなければならない。

2 受理した事件で特に重要又は異例に属し上司の指揮により処理する必要があるもの及び機密に属するものは、課長自らこれを携行して指揮を受けなければならない。

3 内容の不備等により返付を要する文書は、その事由を符せん用紙(様式第14号)に記入し、押印の上差出人に文書を返送しなければならない。

(主管に属しない文書)

第21条 配布を受けた文書で、主管に属しないものがあるときは、課相互間で授受することなく、直ちにその事由を符せん用紙に記入し、押印の上文書担当課長に返付しなければならない。

2 前項の場合において主管の定まらないものは、文書担当課長が上司の指揮を受けてこれを決定する。

(配達文書の処理の特例)

第22条 課に直接持参又は配達文書のうち、定例又は軽易なものについては、第15条の規定にかかわらず、その課において適宜処理することができる。

(文書の起案)

第23条 すべての事案は、原則として文書により処理するものとする。

(1) 文書の起案には、文書管理システムを利用するか又は起案用紙(様式第15号)及び罫紙(様式第16号)を用いなければならない。ただし、一定の簿冊で処理できるもの又は軽易な文書で直ちに処理案を文書の余白に朱書し、若しくは符せんを用いて処理できるものは、この限りでない。

(2) 起案文書の用字及び用語は、次に掲げるところによる。

 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)

(3) 前号の規定によるもののほか、条例、規則、告示及び訓令甲の用字及び用語については、次に掲げるところによる。

 法令における漢字使用等について(平成22年内閣法制局長官決定)

(4) 文案は、別表第2に定める公文例に準拠すること。

(5) 定例的な事業又は軽易な事案を除き、根拠法令その他の参考事項を付記し、及び関係書類を添付すること。

(6) 電報の文案は、特に簡明にし、略符号のあるものは、これを用いること。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、それぞれ当該各号に定めるところにより、文書の起案を簡略化することができる。

(1) 受領した文書について照会、依頼その他の処理をする場合 付せん用紙を用いて処理することができる。

(2) 定例的な事案又は軽易な事案を処理する場合 一定の帳票により又は文書の余白に処理案を朱書して処理すること。

(3) 文書の保存上支障がないと認められる場合 複写物その他の印刷物を用いること。

(平22訓令甲21・一部改正)

(文書の左横書き)

第24条 文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書きとしなければならない。ただし、第3号に掲げるものの起案文書は、縦書きとすることができる。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署から様式を縦書きと指定されているもの

(3) 祝辞、賞状、表彰状その他これに類するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、文書担当課長が縦書きを必要と認めるもの

(文書の発信者名)

第25条 庁外へ発送する文書は、原則として市長名又は市名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、竹田市事務決裁規程(平成17年竹田市訓令甲第2号)に規定する専決権者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、照会に対する回答については照会のあったあて名で回答することができる。

3 内部文書は、事案の軽重により課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(非公開等の表示)

第26条 起案文書には、当該文書が非公開文書に該当するかどうか等について、次の区分により表示しなければならない。

(1) 非公開 竹田市情報公開条例(平成17年竹田市条例第13号)第9条に規定する非公開情報が記録されているもの

(2) 一部公開 竹田市情報公開条例第10条に規定するもの

(決裁区分の表示及び決裁順序)

第27条 文書には、次の決裁区分を表示しなければならない。

(1) 甲 市長の決裁を要するもの

(2) 乙 副市長限りで処理するもの

2 文書の決裁は、関係係員に回議の上、上司の決裁を受けなければならない。

(平19訓令甲13・一部改正)

(合議)

第28条 他の課に関係のある文書は、所管の課長の決裁を得た後関係課長に合議しなければならない。

2 合議を受けた課長は、特別の事情がある場合を除き、直ちに処理しなければならない。

3 合議を受けた関係課長に異議があり、協議してもなお決定しないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(議案等の取扱い)

第29条 次に掲げる文書は、法規主管課の審査及び市長の決裁を得た後、決裁済の文書(以下「決裁文書」という。)の写しを法規主管課に送付しなければならない。

(1) 市議会に提出する案件

(2) 条例、規則及び訓令等で市長名で施行するもの

(3) その他必要と認められるもの

(決裁等の特例)

第30条 秘密の取扱いを要する文書は、前3条の規定にかかわらず、上司の指示を受けて処理することができる。

2 緊急に処理する必要があり、かつ、通常の手続を経る暇のない事項は、直ちに口頭によりその事項について、決裁を受けて措置することができる。この場合においては、事後に所定の手続をとらなければならない。

(重要文書等の取扱い)

第31条 重要又は異例の文書には「重要」の印を押し又は朱書して、主管課長又は主管係長が携行して説明に当たらなければならない。

2 急施を要する文書には「至急」の印を押し又は朱書して、主任者が自ら持ち回って説明に当たらなければならない。

3 秘密に属する文書には、欄外に画像の印を押し又は朱書して、封筒又は書類ばさみ等に納めて秘密のもれないよう常にその取扱いに留意し、主管課長又は当該事務主任が携行して説明に当たらなければならない。

(起案文書の修正及び廃止)

第32条 起案文書の修正をしたときは、修正者は、その箇所に印を押さなければならない。

2 起案文書が修正されて決裁になったときは、関係者に回覧しなければならない。

3 起案文書を廃止する必要が生じたときは、その欄外に「廃案」と朱書して前項の取扱いをしなければならない。

(決裁年月日)

第33条 決裁文書には、その所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

第3節 文書の浄書及び発送

(文書の浄書及び校合)

第34条 決裁文書のうち浄書を要するものは、原則として次により主管課で浄書しなければならない。ただし、文書担当課長が必要と認めるものは、文書担当課で浄書するものとし、それぞれ発行部数及びあて名等により筆記又は入力による浄書作成等を決定するものとする。

(1) 文書の日付は、原則として発送する日とする。

(2) 浄書文書は、浄書後直ちに決裁文書と校合を行い、浄書者及び校訂者が当該決裁文書の所定欄に認印を押さなければならない。

(公印)

第35条 発送する文書には、竹田市公印規則(平成17年竹田市規則第19号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。この場合において、必要があると認められるときは、併せて契印を押すものとする。

2 前項前段の規定にかかわらず、次に掲げるものは、公印を省略することができる。この場合において、起案用紙の文書処理上の記事欄に「公印省略」と記載し、決裁を受けなければならない。

(1) 内部文書

(2) 対外文書のうち軽易な文書

(3) 書簡文書

(4) 儀式文書

(5) 前各号に掲げるもののほか、各所属長において公印の押印を省略することができると認める文書

(令3訓令甲3・一部改正)

(文書の発送)

第36条 発送する文書は、次により処理しなければならない。

(1) 郵送を要する文書は、必要な包装をし、課名及び発送年月日を明記した上で、午後3時30分までに文書担当課長に提出しなければならない。ただし、緊急を要する文書であらかじめ文書担当課長の承認を受けたものについては、この限りでない。

(2) 県庁あて文書については、発送文書の欄外にあて先課名を記し、封筒に入れず文書担当課に提出するものとする。

(3) 文書を大量に発送する場合は、前日までに文書担当課と協議しなければならない。

(4) 電報は、所定の用紙に必要事項を記載して文書担当課長に送付し、発信の手続を求めなければならない。

(5) 使送による文書は、文書主任の承認を得て発信しなければならない。この場合、封筒に刷込み済の郵便局欄を抹消しなければならない。

(ファクシミリ又は電子メールによる施行)

第37条 ファクシミリ又は電子メールによる文書の施行については、この規程で定めるもののほか、竹田市文書のファクシミリ及び電子メールによる送受信取扱要領(平成19年竹田市訓令甲第29号)によるものとする。

(平19訓令甲13・全改)

(対内文書の配布)

第38条 各課間における文書の配布は、文書担当課長が指定した文書配布だなを利用して行うものとする。ただし、課において直接配布することが適当であると認めるものは、この限りでない。

(掲示文書)

第39条 竹田市公告式条例(平成17年竹田市条例第3号)第2条第2項に規定する掲示場に掲示する文書については、主管課において3部作成し、文書担当課長に1部を送付して合議の上、告示番号整理簿等に記載して掲示しなければならない。

第4節 文書の編集、保管及び保存

(文書の編集)

第40条 文書が完結したときは、次に掲げる要領により別表第3に定める類目、種別ごとに簿冊として編集しなければならない。

(1) 文書の編集は、会計年度によること。ただし、条例等暦年によることが望ましいものは、暦年による。

(2) 2以上の簿冊に関係のある文書は、最も関係の深い簿冊に編集し、他の簿冊の目次中にその旨を明記する。

(3) 簿冊の表紙(背表紙を含む。)は、様式第17号によらなければならない。

(4) 各簿冊には、目次(様式第18号)を付けるものとする。ただし、保存期間が5年以下の簿冊については、目次を付けないことができる。

(5) 編集した簿冊の厚さは、おおむね4センチメートル以上12センチメートル以内とし、それを超えるごとに分冊とし、表紙に分冊番号を記載するものとする。

(6) 文書の量が少なく前号に規定する厚さに達しない場合で、保存期間の同じものについては合冊することができる。この場合、表紙にそれぞれの類目を明記するものとする。

(7) 台帳、帳簿、図書等簿冊として編集し難いものは、箱袋等に入れ、又は結束し文書担当課長の指示する方法によって、その内容を表示するものとする。

(8) 事案が2年又は2会計年度以上にわたるものは、完結の年又は年度により編集するものとする。

(種別及び保存期間)

第41条 文書の保存期間は、次の5種とし、保存文書の背表紙に色別により保存種別を表示するものとする。ただし、課長が特に必要と認めたときは、総務課長と協議のうえ、これを変更することができる。

第1種 永年 赤

第2種 10年 黄

第3種 5年 緑

第4種 3年 青

第5種 1年 白(無地)

2 前項の保存年限の種別は、別表第3に定める文書類目、種別及び保存期間表に基づいて行うものとする。

3 保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年の4月1日から起算する。

(製本)

第42条 第40条の規定により編集した簿冊は、当該年又は年度終了後各課において速やかに製本しなければならない。ただし、年又は年度中途において第40条第5号に規定する厚さになったときは、その都度製本することができる。

2 簿冊には、表紙及び背表紙を付し、簿冊名簿、年度、保存期間、課名を記入しなければならない。

(文書の報告)

第43条 前3条の規定によって処理した文書は、様式第19号による文書目録によって、文書担当課長に報告しなければならない。

(文書の登録及び収蔵)

第44条 文書担当課長は、前条の報告を受けたときは、文書台帳(様式第20号)に登録し、書庫に収蔵しなければならない。ただし、各課において保管を必要とする文書については、あらかじめ文書担当課長の承認を得て保管することができる。

(書庫の管理)

第45条 書庫は、文書担当課長が管理する。

2 文書担当課長は、常に通風、虫害、亡失、盗難等に注意し、保存文書の管理上適切な処置を講じなければならない。

3 書庫内では、喫煙その他火気の使用をしてはならない。

(文書の保存)

第46条 文書の保存は、各課が文書主任のもと、保存年限が満了するまでの間、保存書庫において行う。

2 文書担当課は、各課の文書量を考慮して書棚を割り振るとともに、保存書庫の保守、点検、鍵の管理等を行い、保存されている簿冊の一覧を管理する。

(保存文書の閲覧)

第47条 竹田市情報公開条例に定めるもののほか、職員以外の者は保存文書を閲覧することができない。

(閲覧の方法)

第48条 保存文書を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(様式第21号)により、文書担当課長の承認を受けなければならない。

2 保存文書の閲覧期間は、5日以内とする。ただし、文書担当課長が認めた場合は、この限りでない。

3 文書担当課長は、保存文書の閲覧期間中であっても必要があると認めるときは、いつでも返還させることができる。

4 閲覧中の保存文書は、抜き取り、取り換え、転貸し、又は庁舎外に持ち出してはならない。

(保存文書の廃棄)

第49条 主管課長は、毎年2回保存期間の満了した保存文書を文書目録により調査し、文書担当課長に合議の上その指示に従い廃棄しなければならない。

2 主管課長は、第1種に属する文書であっても15年を経過して保存する必要がないと認められるときは、前項の手続に準じて廃棄することができる。

3 主管課長は、保存期間が満了していない文書であっても明らかに保存する必要がなくなったと認められる文書については、第1項の手続に準じて廃棄することができる。

4 主管課長は、文書を廃棄した場合は、速やかに文書台帳に廃棄年月日を記載し、その経過を明らかにしておかなければならない。

5 廃棄する文書のうち機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、焼却、切断等適切な方法で処分しなければならない。

(保存期間の延長)

第50条 主管課長は、保存期間の満了した文書であっても引き続き保存する必要があると認めるときは、文書担当課長と協議の上、期間を定め保存することができる。この場合においては、文書台帳に、その理由及び延長期間を朱書しなければならない。

(市史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存)

第51条 市史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存は、次に定めるところにより行う。

(1) 文書担当課は、廃棄の指示を各課へ行う前に文化財担当課へ通知する。

(2) 文化財担当課は、廃棄指示を確認し、保存が必要と判断する簿冊がある場合には、当該簿冊を文化財担当課へ移管する。

(その他)

第52条 この規程の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

(施行期日)

第1条 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

第2条 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の竹田市文書取扱規程(昭和56年竹田市訓令甲第1号)又は荻町文書事務取扱規程(昭和58年荻町規程第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

第3条 当分の間、次の表の左欄の事項に該当するものは、第20条第1項同表の右欄のように読み替えるものとする。

電磁的記録システムであって、ネットワークにより文書の管理を総合的に行うシステムにより、文書の収受をする場合(総合行政ネットワークの電子文書交換システムで交換される文書(「LGWAN文書」をいう。)の収受をする場合を含む。)

主管課長は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、文書主任をして供覧書(様式第13号の2)を作成し、直ちに回覧させ課長自ら処理するもののほか、主務者を定め処理事項を指示して遅滞なく処理させなければならない。

(平成17年訓令甲第54号)

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

(平成19年訓令甲第13号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年訓令甲第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年訓令甲第6号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成21年訓令甲第34号)

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

(平成22年訓令甲第5号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成22年訓令甲第21号)

この訓令は、平成22年11月30日から施行する。

(平成24年訓令甲第6号)

この規程は、公示の日から施行する。

(平成25年訓令甲第5号)

この規程は、平成25年5月1日から施行する。

(平成27年訓令甲第7号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(平成28年訓令甲第14号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(平成31年訓令甲第6号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

(令和2年訓令甲第5号)

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年訓令甲第3号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年訓令甲第16号)

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

(令和5年訓令甲第4号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

別表第1(第14条関係)

(平21訓令甲6・全改、平21訓令甲34・平22訓令甲5・平24訓令甲6・平25訓令甲5・平27訓令甲7・平28訓令甲14・平31訓令甲6・令2訓令甲5・令3訓令甲3・令4訓令甲16・令5訓令甲4・一部改正)

本庁

課名

記号

総務課

竹総

行政改革推進室

竹行推

総合政策課

竹総政

情報推進課

竹情推

財政課

竹財

契約検査室

竹契検

税務課

竹税

市民課

竹市

社会福祉課

竹社

高齢者福祉課

竹高

保険健康課

竹保健

環境課

竹環

人権・部落差別解消推進課

竹人部

農政課

竹農

畜産振興課

竹畜振

農林整備課

竹農整

商工観光課

竹商観

建設課

竹建

上下水道課

竹水

荻支所

課名

記号

荻支所

竹荻支所

久住支所

課名

記号

久住支所

竹久支所

直入支所

課名

記号

直入支所

竹直支所

会計課

課名

記号

会計課

竹会

荻分室

竹会荻

久住分室

竹会久

直入分室

竹会直

(平19訓令甲13・一部改正)

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別表第3(第40条、第41条関係)

文書類目、種別及び保存期間表

第1種に属する文書 (永久保存)

ア 議会に関する重要なもの

イ 条例、規則その他例規及びその基礎となるもの

ウ 任免、賞罰その他人事に関する重要なもの

エ 市の沿革に関する重要なもの

オ 儀式及び表彰に関する重要なもの

カ 訴訟及び不服申立てに関する重要なもの

キ 行政の総合計画及び重要な事業計画並びに実施に関するもの

ク 調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの

ケ 渉外に関する重要なもの

コ 基本財産、積立金及び各種基金に関する重要なもの

サ 財産の取得、管理及び処分に関するもの

シ 公債及び借入金に関する重要なもの

ス 事務引継に関する重要なもの

セ 契約、覚書、協定その他権利義務に関する重要なもの

ソ 許可及び認可等に関する特に重要なもの

タ 隣接町村の編入及び境界変更等に関するもの

チ 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

ツ 庁舎、学校等の設置、管理及び処分に関する重要なもの

テ 原簿、台帳等で特に重要なもの

ト 退職年金及び遺族年金等に関するもの

ナ 災害救助に関する重要なもの

ニ その他永久保存を必要と認められるもの

第2種に属する文書 (10年保存)

ア 附属機関に関するもの

イ 請願及び陳情に関する重要なもの

ウ 調査、統計、報告及び証明等で重要なもの

エ 火災保険等の保険給付に関するもの

オ 許可及び認可等の行政処分に関する重要なもの

カ 予算、決算及び出納に関する重要なもの

キ 領収書その他の出納に関する証拠書類

ク 工事又は物品等の契約に関する重要なもの

ケ 補助金等に関する重要なもの

コ 税の賦課徴収に関する重要なもの

サ 原簿、台帳等で重要なもの

シ 災害救助に関するもの

ス 文書件名簿

セ その他10年保存を必要と認められるもの

第3種に属する文書 (5年保存)

ア 請願、陳情に関するもの

イ 調査、統計、報告及び証明等に関するもの

ウ 許可及び認可等の行政処分に関するもの

エ 予算、決算及び出納に関するもの

オ 工事又は物品等の契約に関するもの

カ 給与に関するもの

キ 国及び県からの通知、通達その他これらに類する重要なもの

ク 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの

ケ 台帳登録を終えた諸通知

コ 視察復命書の類

サ 職員の旅行命令簿及び日誌の類

シ その他5年保存を必要と認められるもの

第4種に属する文書 (3年保存)

ア 一般行政事務の施策に関するもの

イ 文書の収受、発送等に関するもの

ウ 会計経理に関する一般文書及びこれに類するもの

エ 軽易な照会、回答その他対外文書で3年又は1年以上保存を必要とするもの

オ その他3年保存を必要と認められるもの

第5種に属する文書 (1年保存)

ア 軽易な許可、認可、免許、承認等の行政処分に関するもの

イ 軽易な照会、回答、願い、届け等に関するもの

ウ 軽易な調査、報告及び証明等に関するもの

エ 第1種に属する文書から第4種に属する文書までに掲げる以外のもの

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様式第10号 削除

(平19訓令甲13・平21訓令甲6・一部改正)

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(令2訓令甲5・全改)

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(平19訓令甲13・平21訓令甲6・一部改正)

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竹田市文書取扱規程

平成17年4月1日 訓令甲第4号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年4月1日 訓令甲第4号
平成17年7月1日 訓令甲第54号
平成19年3月30日 訓令甲第13号
平成20年3月31日 訓令甲第5号
平成21年3月11日 訓令甲第6号
平成21年6月30日 訓令甲第34号
平成22年3月16日 訓令甲第5号
平成22年11月30日 訓令甲第21号
平成24年4月1日 訓令甲第6号
平成25年5月1日 訓令甲第5号
平成27年3月27日 訓令甲第7号
平成28年4月1日 訓令甲第14号
平成31年4月1日 訓令甲第6号
令和2年4月1日 訓令甲第5号
令和3年3月31日 訓令甲第3号
令和4年3月31日 訓令甲第16号
令和5年3月31日 訓令甲第4号