(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、市における事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書等の処理については、文書管理システムを利用するものとする。ただし、総務課長がこれにより難いと認めたときは、この限りでない。

(文書管理主管部署)

第4条　総務課は、文書担当課として文書管理全体に関する統括管理を行うものとする。

(総務課長の責務)

第5条　総務課長は、文書取扱事務責任者として次に掲げる文書に関する事務を所掌するものとする。

(課長の職務)

第6条　課長は、常にその課における文書事務が、円滑、適切に処理されるよう常に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書主任)

第7条　課に文書主任及び文書副主任各1人を置く。

(文書主任の職務)

第8条　文書主任及び文書副主任は、課長の命を受けて次に掲げる事務を処理する。

(文書主任者会議)

第9条　文書担当課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書主任者会議を招集することができる。

(文書の種類)

第10条　文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(文書取扱いの責任区分)

第11条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(簿冊)

第12条　文書の取扱いに必要な簿冊及び備付課は、次のとおりとする。

(文書の庁外持ち出し)

第13条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第14条　次の各号に掲げる文書には、当該各号の区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(文書の受付及び配布)

第15条　市に配達された文書は、文書担当課において受理し、次の各号に掲げる文書の区分に従い、それぞれ当該各号に定める手続をとらなければならない。

(収受すべきでない文書)

第16条　本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、文書担当課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(文書の回付)

第17条　主管課長は、次の各号のいずれかに該当する文書があるときは、直ちに文書担当課長に回付しなければならない。

(口頭受理)

第18条　申請、申告又は異議申立てであって、書面を必要としないものは口頭及び電話で受理することができる。

(勤務時間外文書の収受)

第19条　勤務時間外に配達された文書は、当直者及び当直者に代わる管理人が収受し、次により処理しなければならない。

(収受文書の処理)

第20条　主管課長は、文書の配布を受けたときは、文書管理システムを利用するか又はその文書の余白に受付印(様式第13号)を押し、受付年月日、番号を記入した上、直ちに回覧させ課長自ら処理するもののほか、主務者を定め処理事項を指示して遅滞なく処理させなければならない。

(主管に属しない文書)

第21条　配布を受けた文書で、主管に属しないものがあるときは、課相互間で授受することなく、直ちにその事由を符せん用紙に記入し、押印の上文書担当課長に返付しなければならない。

(配達文書の処理の特例)

第22条　課に直接持参又は配達文書のうち、定例又は軽易なものについては、第15条の規定にかかわらず、その課において適宜処理することができる。

(文書の起案)

第23条　すべての事案は、原則として文書により処理するものとする。

(文書の左横書き)

第24条　文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書きとしなければならない。ただし、第3号に掲げるものの起案文書は、縦書きとすることができる。

(文書の発信者名)

第25条　庁外へ発送する文書は、原則として市長名又は市名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、竹田市事務決裁規程(平成17年竹田市訓令甲第2号)に規定する専決権者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

(非公開等の表示)

第26条　起案文書には、当該文書が非公開文書に該当するかどうか等について、次の区分により表示しなければならない。

(決裁区分の表示及び決裁順序)

第27条　文書には、次の決裁区分を表示しなければならない。

(合議)

第28条　他の課に関係のある文書は、所管の課長の決裁を得た後関係課長に合議しなければならない。

(議案等の取扱い)

第29条　次に掲げる文書は、法規主管課の審査及び市長の決裁を得た後、決裁済の文書(以下「決裁文書」という。)の写しを法規主管課に送付しなければならない。

(決裁等の特例)

第30条　秘密の取扱いを要する文書は、前3条の規定にかかわらず、上司の指示を受けて処理することができる。

(重要文書等の取扱い)

第31条　重要又は異例の文書には「重要」の印を押し又は朱書して、主管課長又は主管係長が携行して説明に当たらなければならない。

(起案文書の修正及び廃止)

第32条　起案文書の修正をしたときは、修正者は、その箇所に印を押さなければならない。

(決裁年月日)

第33条　決裁文書には、その所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(文書の浄書及び校合)

第34条　決裁文書のうち浄書を要するものは、原則として次により主管課で浄書しなければならない。ただし、文書担当課長が必要と認めるものは、文書担当課で浄書するものとし、それぞれ発行部数及びあて名等により筆記又は入力による浄書作成等を決定するものとする。

(公印)

第35条　発送する文書には、竹田市公印規則(平成17年竹田市規則第19号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。この場合において、必要があると認められるときは、併せて契印を押すものとする。

(文書の発送)

第36条　発送する文書は、次により処理しなければならない。

(ファクシミリ又は電子メールによる施行)

第37条　ファクシミリ又は電子メールによる文書の施行については、この規程で定めるもののほか、竹田市文書のファクシミリ及び電子メールによる送受信取扱要領(平成19年竹田市訓令甲第29号)によるものとする。

(対内文書の配布)

第38条　各課間における文書の配布は、文書担当課長が指定した文書配布だなを利用して行うものとする。ただし、課において直接配布することが適当であると認めるものは、この限りでない。

(掲示文書)

第39条　竹田市公告式条例(平成17年竹田市条例第3号)第2条第2項に規定する掲示場に掲示する文書については、主管課において3部作成し、文書担当課長に1部を送付して合議の上、告示番号整理簿等に記載して掲示しなければならない。

(文書の編集)

第40条　文書が完結したときは、次に掲げる要領により別表第3に定める類目、種別ごとに簿冊として編集しなければならない。

(種別及び保存期間)

第41条　文書の保存期間は、次の5種とし、保存文書の背表紙に色別により保存種別を表示するものとする。ただし、課長が特に必要と認めたときは、総務課長と協議のうえ、これを変更することができる。

(製本)

第42条　第40条の規定により編集した簿冊は、当該年又は年度終了後各課において速やかに製本しなければならない。ただし、年又は年度中途において第40条第5号に規定する厚さになったときは、その都度製本することができる。

(文書の報告)

第43条　前3条の規定によって処理した文書は、様式第19号による文書目録によって、文書担当課長に報告しなければならない。

(文書の登録及び収蔵)

第44条　文書担当課長は、前条の報告を受けたときは、文書台帳(様式第20号)に登録し、書庫に収蔵しなければならない。ただし、各課において保管を必要とする文書については、あらかじめ文書担当課長の承認を得て保管することができる。

(書庫の管理)

第45条　書庫は、文書担当課長が管理する。

(文書の保存)

第46条　文書の保存は、各課が文書主任のもと、保存年限が満了するまでの間、保存書庫において行う。

(保存文書の閲覧)

第47条　竹田市情報公開条例に定めるもののほか、職員以外の者は保存文書を閲覧することができない。

(閲覧の方法)

第48条　保存文書を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(様式第21号)により、文書担当課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第49条　主管課長は、毎年2回保存期間の満了した保存文書を文書目録により調査し、文書担当課長に合議の上その指示に従い廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第50条　主管課長は、保存期間の満了した文書であっても引き続き保存する必要があると認めるときは、文書担当課長と協議の上、期間を定め保存することができる。この場合においては、文書台帳に、その理由及び延長期間を朱書しなければならない。

(市史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存)

第51条　市史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存は、次に定めるところにより行う。

(その他)

第52条　この規程の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

(施行期日)

第1条　この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

第2条　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の竹田市文書取扱規程(昭和56年竹田市訓令甲第1号)又は荻町文書事務取扱規程(昭和58年荻町規程第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

第3条　当分の間、次の表の左欄の事項に該当するものは、第20条第1項を同表の右欄のように読み替えるものとする。