(目的)

第1条　この規程は、竹田市文書取扱規程(平成17年竹田市訓令甲第4号)に基づき、竹田市立小中学校(以下「学校」という。)及び竹田市学校支援センター(以下「センター」という。)が取り扱う文書について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書の処理については、文書管理システムを利用するものとする。ただし、学校長がこれにより難いと認めたときは、この限りでない。

(文書管理責任者)

第4条　学校長は、文書管理責任者として文書管理全体に関する統括管理を行うものとする。

(文書取扱者)

第5条　学校に文書取扱者を置き、学校事務職員等をもって充てる。ただし、学校事務職員等のいない学校については文書管理責任者が指定した者をもって充てる。

(文書取扱者の職務)

第6条　文書取扱者は次に掲げる事務を処理する。

(文書の種類)

第7条　文書の種類はおおむね次に掲げるとおりとする。

(簿冊)

第8条　文書の取扱いに必要な簿冊は次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書には記号及び番号を付けなければならない。記号は学校ごとに別表に掲げる記号とし、番号は会計年度による一連番号を記載すること。この場合において、同一事案に属する文書番号は、枝番号「の2」又は「―2」から順次付けることができる。

(到達・開封)

第10条　文書取扱者は学校に到達した文書を受領し、開封する。ただし、親展・人秘・私信文書についてはそのまま宛先に配布する。

(受付・文書件名簿記入)

第11条　文書取扱者は文書に受付印(様式第1号)を押し、文書番号を付して、文書件名簿(様式第2号)に記入する。ただし、センター一括受付の文書については、文書管理システムにより収受する。

(供覧)

第12条　文書取扱者は受け付けた文書に供覧印(様式第3号)を押し供覧する。

(起案・決裁)

第13条　各係は回答、報告その他対外的に発出する文書を関係職員と協議のうえ起案し、文書管理責任者の決裁を受ける。

(公印)

第14条　発送する文書には、公印規則の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書においては、左上端に「公印省略」の文字を記載することにより公印を省略することができる。

(文書の発送)

第15条　発送する文書は、次により処理しなければならない。

(文書の編集)

第16条　文書が完結したときは、次に掲げる要領により分類ごとに簿冊として編集しなければならない。

(文書の保存期間)

第17条　文書の保存期間は原則5年とする。

(文書の保存)

第18条　文書の保存は、保存年限が満了するまでの間、保存書庫において行う。

(保存文書の閲覧)

第19条　竹田市情報公開条例に定めるもののほか、職員以外の者は保存文書を閲覧することができない。

(閲覧の方法)

第20条　保存文書を閲覧しようとする者は、竹田市教育委員会に申請するものとする。

(保存文書の廃棄)

第21条　保存年限の満了した文書を廃棄しようとするときは、文書管理責任者の承認を得なければならない。