○竹田市消防本部及び消防署文書取扱規程
平成20年3月25日
消防本部訓令甲第2号
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 文書の取扱い
第1節 文書の受付及び配布(第14条―第17条)
第2節 文書の処理(第18条―第30条)
第3節 文書の浄書及び発送(第31条―第33条)
第4節 文書の編集、保管及び保存(第34条―第46条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるものを除くほか、竹田市消防本部(以下「本部」という。)及び竹田市消防署(以下「署」という。)における文書事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 本部及び署において職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)及び簿冊類をいう。
(2) 内部文書 消防長の機関相互において又は消防長の機関とその他の市の機関とにおいて発送し、又は収受する文書をいう。
(3) 対外文書 内部文書以外の文書で、発送し、又は収受する文書をいう。
(4) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保存及び廃棄その他文書管理に関する一連の事務の処理を行うシステムをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
2 文書は、個人情報の保護に留意して適正に管理しなければならない。
(文書管理担当課)
第4条 庶務課は、文書担当課として文書管理全体に関する統括管理を行うものとする。
(庶務課長の責務)
第5条 庶務課長は、文書取扱事務責任者として次に掲げる文書に関する事務を所掌するものとする。
(1) 文書管理全般における各課への運営、連絡、指導、調整及び研修等
(2) 保存書庫の管理
(3) 文書分類の管理
(課長等の職務)
第6条 課長及び署長(以下「課長等」という。)は、常にその課及び署(以下「課等」という。)における文書事務が、円滑、適切に処理されるよう常に留意し、その促進に努めなければならない。
2 課長等は、庶務を主管する係長又は責任者をして、文書事務の処理を推進し文書が完結するまでその経過を明らかにさせるようにしなければならない。
(文書主任)
第7条 課等に文書主任及び文書副主任各1人を置く。
2 文書主任には、文書事務を担当する係長(これに相当する職を含む。以下同じ。)をもって充て、文書副主任は、文書事務を担当する職員のうちから課長等が選任する。
(文書主任の職務)
第8条 文書主任及び文書副主任は、課長等の命を受けて次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書受付及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(4) 文書の分類整理及び編さんに関すること。
(5) 完結文書の保管及び引継ぎに関すること。
(6) その他文書の処理に関すること。
(文書の種類)
第9条 文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、決定又は処分した事項を広く一般に周知させるため公示するもの
イ 公告 告示以外で一定の事項を広く一般に周知させるため公示するもの
(2) 令達文書
ア 訓令甲 所属機関又は職員に対し、一般的に指揮命令するもの
イ 訓令乙 所属機関又は職員に対し、個別的に指揮命令するもの
ウ 指令 個人又は団体等に対し、申請、願い、伺い等に基づき又は一方的に指示命令するもの
エ 達 個人又は団体等に対し、指示命令するもの
(3) 往復文書 通知、照会、回答、諮問、答申、報告、届け、申請、願い、建議、勧告、進達、副申、上申、内申及び協議
(4) 内部文書 伺い、復命、願い、届け、供覧及び回覧
(5) その他の文書 証明書、契約書、表彰文、儀式文、書簡文、不服申立関係文書、請願文、陳情文、辞令
(文書取扱いの責任区分)
第10条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。
(1) 受領、受付、配布、発送、保存及び廃棄 庶務課
(2) 起案、回議、合議、決裁、浄書、校正、整理、保管、編集及び引継ぎ 主務課
(簿冊)
第11条 文書の取扱いに必要な簿冊及び備付課は、次のとおりとする。
(1) 訓令番号整理簿(様式第1号) 文書担当課
(2) 告示番号整理簿(様式第2号) 〃
(3) 請願書番号整理簿(様式第3号) 〃
(4) 陳情書番号整理簿(様式第3号) 〃
(5) 指令番号整理簿(様式第4号) 〃
(6) 親展文書受付配布簿(様式第5号) 〃
(7) 書留等受付配布簿(様式第6号) 〃
(8) 金券等受付配布簿(様式第7号) 〃
(9) 口頭(電話)受理簿(様式第8号) 各課
(10) 寄附者名簿(様式第9号) 文書担当課
(文書の庁外持ち出し)
第12条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長等の許可を受けたときは、この限りでない。
(1) 訓令及び告示 記号はその区分に従い「訓令甲」、「訓令乙」及び「告示」とし、番号は文書担当課においてその種別ごとに訓令番号整理簿及び告示番号整理簿により、一連番号を「第ヽヽ号」により記載すること。
(2) 指令文書 記号は、「消防本部指令」とし、番号は指令番号整理簿により、一連番号を記載すること。
(3) 往復文書等 記号は、本部及び署において、それぞれ「竹消」及び「竹消警」とし、番号は一連番号を記載すること。この場合において、同一事案に属する文書番号は、当該事案の完結に至るまで枝番号「の2」から順次付けることができる。
2 第11条第1項第1号から第4号までの簿冊に係る番号は暦年による一連番号を記載し、同条第1項第5号から第9号までの簿冊に係る番号は会計年度による一連番号を記載すること。
第2章 文書の取扱い
第1節 文書の受付及び配布
(1) 普通文書は、文書主任に配布しなければならない。
(2) 親展文書(秘密文書を含む。)及び親展電報は、封をしたまま親展文書受付配布簿に記載し、課長等及び名あて人に直ちに配布し、その受領印を徴しなければならない。
(3) 書留郵便物、電報、通貨及び金券は、書留郵便物、電報については、書留等受付配布簿に、通貨及び金券にあっては、金券等受付配布簿にそれぞれ記載し、前号による取扱いにより処理しなければならない。
2 前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の認め印を押印しておかなければならない。
3 異例又は重要と認める文書は、文書担当課長の閲覧を経て配布しなければならない。
4 文書又は物品の受付に関し、送達証明の請求をするものがあるときは、文書担当課長において受領印を押すものとする。
5 郵便料金の未納又は不足の文書又は物品が到着したときは、公務に属すると認めたものに限ってその料金を納付し、これを受け取ることができる。
(収受すべきでない文書)
第15条 到着した文書で収受すべきでないものについては、文書担当課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(口頭受理)
第16条 申請、申告又は異議申立てであって、書面を必要としないものは口頭及び電話で受理することができる。
2 前項の場合は、口頭(電話)受理簿にその要領を記載し、かつ、処理のてん末を明記しておかなければならない。
(勤務時間外文書の収受)
第17条 毎日勤務者の勤務時間外に配達された文書は、隔日勤務者の当直長及び当直者が収受しなければならない。
第2節 文書の処理
(収受文書の処理)
第18条 課長等は、文書の配布を受けたときは、文書管理システムを利用するか又はその文書の余白に受付印(様式第10号)を押し、受付年月日、番号を記入した上、直ちに回覧させ自ら処理するもののほか、主務者を定め処理事項を指示して遅滞なく処理させなければならない。
2 受理した事件で特に重要又は異例に属し上司の指揮により処理する必要があるもの及び機密に属するものは、主管課長等がこれを携行して上司の指揮を受けなければならない。
3 内容の不備等により返付を要する文書は、その事由を付せん用紙(様式第11号)に記入し、押印の上差出人に文書を返送しなければならない。
(主管に属しない文書)
第19条 配布を受けた文書で、主管に属しないものがあるときは、直ちにその事由を付せん用紙に記入し、押印の上文書担当課長に返付しなければならない。
2 前項の場合において主管の定まらないものは、文書担当課長が上司の指揮を受けてこれを決定する。
(配達文書の処理の特例)
第20条 課に直接持参又は配達文書のうち、定例又は軽易なものについては、第14条の規定にかかわらず、その課において適宜処理することができる。
(文書の起案)
第21条 すべての事案は、原則として文書により処理するものとする。
(2) 起案文書の用字及び用語は、次に掲げるところによる。
ア 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
イ 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
ウ 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
エ 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(3) 前号の規定によるもののほか、条例、規則、告示及び訓令甲の用字及び用語については、次に掲げるところによる。
ア 法令における漢字使用等について(平成22年内閣法制局長官決定)
(4) 文案は、竹田市文書取扱規程(平成17年竹田市訓令甲第4号)に定める公文例に準拠すること。
(5) 定例的な事業又は軽易な事案を除き、根拠法令その他の参考事項を付記し、及び関係書類を添付すること。
(6) 電報の文案は、特に簡明にし、略符号のあるものは、これを用いること。
(1) 受領した文書について照会、依頼その他の処理をする場合 付せん用紙を用いて処理することができる。
(2) 定例的な事案又は軽易な事案を処理する場合 一定の帳票により又は文書の余白に処理案を朱書して処理すること。
(3) 文書の保存上支障がないと認められる場合 複写物その他の印刷物を用いること。
(平22消本訓令甲1・一部改正)
(文書の左横書き)
第22条 文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書きとしなければならない。ただし、第3号に掲げるものの起案文書は、縦書きとすることができる。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署から様式を縦書きと指定されているもの
(3) 祝辞、賞状、表彰状その他これに類するもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書担当課長が縦書きを必要と認めるもの
(文書の発信者名)
第23条 庁外へ発送する文書は、原則として市長名、消防長名又は消防署長名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、市名又は消防本部名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、照会に対する回答については照会のあったあて名で回答することができる。
3 内部文書は、事案の軽重により課長等名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(非公開等の表示)
第24条 起案文書には、当該文書が非公開文書に該当するかどうか等について、次の区分により表示しなければならない。
(1) 非公開 竹田市情報公開条例(平成17年竹田市条例第13号)第9条に規定する非公開情報が記録されているもの
(2) 一部公開 竹田市情報公開条例第10条に規定するもの
(決裁等の順序)
第25条 起案の決裁又は文書の供覧の順序は、関係職員に回議の上、上司の決裁又は閲覧を受けるものとする。
(合議)
第26条 他の課等に関係のある文書は、所管の課長等の決裁を得た後関係課長等に合議しなければならない。
2 合議を受けた課長等は、特別の事情がある場合を除き、直ちに処理しなければならない。
3 合議を受けた関係課長等に異議があり、協議してもなお決定しないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。
(決裁等の特例)
第27条 秘密の取扱いを要する文書は、前2条の規定にかかわらず、上司の指示を受けて処理することができる。
2 緊急に処理する必要があり、かつ、通常の手続を経る暇のない事項は、直ちに口頭によりその事項について、決裁を受けて措置することができる。この場合においては、事後に所定の手続をとらなければならない。
(重要文書等の取扱い)
第28条 重要又は異例の文書には「重要」の印を押し又は朱書して、主管課長等又は主管係長が携行して説明に当たらなければならない。
2 急施を要する文書には「至急」の印を押し又は朱書して、主任者が自ら持ち回って説明に当たらなければならない。
3 秘密に属する文書には、欄外に(秘)の印を押し又は朱書して、封筒又は書類ばさみ等に納めて秘密のもれないよう常にその取扱いに留意し、主管課長等又は当該事務主任が携行して説明に当たらなければならない。
(起案文書の修正及び廃止)
第29条 起案文書の修正をしたときは、修正者は、その箇所に印を押さなければならない。
2 起案文書が修正されて決裁になったときは、関係者に回覧しなければならない。
3 起案文書を廃止する必要が生じたときは、その欄外に「廃案」と朱書して前項の取扱いをしなければならない。
(決裁年月日)
第30条 決裁文書には、その所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。
第3節 文書の浄書及び発送
(文書の浄書及び校合)
第31条 決裁文書のうち浄書を要するものは、原則として次により主管課等で浄書しなければならない。ただし、文書担当課長が必要と認めるものは、文書担当課で浄書するものとし、それぞれ発行部数及びあて名等により筆記又は入力による浄書作成等を決定するものとする。
(1) 文書の日付は、原則として発送する日とする。
(2) 浄書文書は、浄書後直ちに決裁文書と校合を行い、浄書者及び校訂者が当該決裁文書の所定欄に認印を押さなければならない。
(公印の押印)
第32条 発送する文書には、竹田市公印規則(平成17年竹田市規則第19号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。この場合において、必要があると認められるときは、併せて契印を押すものとする。
2 前項前段の規定にかかわらず、次に掲げるものは、公印を省略することができる。この場合において、起案用紙の文書処理上の記事欄に「公印省略」と朱書し、決裁を受けなければならない。
(1) 内部文書
(2) 対外文書のうち軽易な文書
(3) 書簡文書
(4) 儀式文書
(1) 郵便により施行する文書 当該浄書文書に文書記号、番号及び日付を記載し、あて先を記載した封筒に入れ、親展、書留、速達にするものにあってはその旨を当該封筒の表に朱書し、発送すること。
(2) 使送により施行する文書 当該浄書文書に文書記号、番号及び日付を記載し、あて先を記載した封筒に入れ、使送先ごとに分類し、使送すること。
(3) ファクシミリ又は電子メールで施行するもの 竹田市文書のファクシミリ及び電子メールによる送受信取扱要領(平成19年竹田市訓令甲第29号)に準拠して処理すること。
第4節 文書の編集、保管及び保存
(文書の編集)
第34条 文書が完結したときは、次に掲げる要領により竹田市文書取扱規程別表第3に定める類目、種別ごとに簿冊として編集しなければならない。
(1) 文書の編集は、会計年度によること。ただし、告示等暦年によることが望ましいものは、暦年による。
(2) 2以上の簿冊に関係のある文書は、最も関係の深い簿冊に編集し、他の簿冊の目次中にその旨を明記する。
(3) 簿冊の表紙(背表紙を含む。)は、様式第14号によらなければならない。
(4) 各簿冊には、目次(様式第15号)を付けるものとする。ただし、保存期間が5年以下の簿冊については、目次を付けないことができる。
(5) 編集した簿冊の厚さは、おおむね4センチメートル以上12センチメートル以内とし、それを超えるごとに分冊とし、表紙に分冊番号を記載するものとする。
(6) 文書の量が少なく前号に規定する厚さに達しない場合で、保存期間の同じものについては合冊することができる。この場合、表紙にそれぞれの類目を明記するものとする。
(7) 台帳、帳簿、図書等簿冊として編集し難いものは、箱袋等に入れ、又は結束し文書担当課長の指示する方法によって、その内容を表示するものとする。
(8) 事案が2年又は2会計年度以上にわたるものは、完結の年又は年度により編集するものとする。
(種別及び保存期間)
第35条 文書の保存期間は、次の5種とし、保存文書の背表紙に色別により保存種別を表示するものとする。ただし、課長等が特に必要と認めたときは、文書担当課長と協議のうえ、これを変更することができる。
第1種 永年 赤
第2種 10年 黄
第3種 5年 緑
第4種 3年 青
第5種 1年 白(無地)
2 前項の保存年限の種別は、竹田市文書取扱規程別表第3に定める文書類目、種別及び保存期間表に準拠するものとする。
3 保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年の4月1日から起算する。
2 簿冊には、表紙及び背表紙を付し、簿冊名簿、年度、保存期間、課等名を記入しなければならない。
(書庫の管理)
第39条 書庫は、文書担当課長が管理する。
2 文書担当課長は、常に通風、虫害、亡失、盗難等に注意し、保存文書の管理上適切な処置を講じなければならない。
3 書庫内では、喫煙その他火気の使用をしてはならない。
(文書の保存)
第40条 文書の保存は、各課等が文書主任のもと、保存年限が満了するまでの間、保存書庫において行う。
2 文書担当課は、各課等の文書量を考慮して書棚を割り振るとともに、保存書庫の保守、点検、鍵の管理等を行い、保存されている簿冊の一覧を管理する。
(保存文書の閲覧)
第41条 竹田市情報公開条例に定めるもののほか、職員以外の者は保存文書を閲覧することができない。
(閲覧の方法)
第42条 保存文書を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿(様式第18号)により、文書担当課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の閲覧期間は、5日以内とする。ただし、文書担当課長が認めた場合は、この限りでない。
3 文書担当課長は、保存文書の閲覧期間中であっても必要があると認めるときは、いつでも返還させることができる。
4 閲覧中の保存文書は、抜き取り、取り換え、転貸し、又は庁舎外に持ち出してはならない。
(保存文書の廃棄)
第43条 主管課長等は、毎年2回保存期間の満了した保存文書を文書目録により調査し、文書担当課長に合議の上その指示に従い廃棄しなければならない。
2 主管課長等は、第1種に属する文書であっても15年を経過して保存する必要がないと認められるときは、前項の手続に準じて廃棄することができる。
3 主管課長等は、保存期間が満了していない文書であっても明らかに保存する必要がなくなったと認められる文書については、第1項の手続に準じて廃棄することができる。
4 主管課長等は、文書を廃棄した場合は、速やかに文書台帳に廃棄年月日を記載し、その経過を明らかにしておかなければならない。
5 廃棄する文書のうち機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、焼却、切断等適切な方法で処分しなければならない。
(保存期間の延長)
第44条 主管課長等は、保存期間の満了した文書であっても引き続き保存する必要があると認めるときは、文書担当課長と協議の上、期間を定め保存することができる。この場合においては、文書台帳に、その理由及び延長期間を朱書しなければならない。
(市史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存)
第45条 市史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存は、次に定めるところにより行う。
(1) 文書担当課は、廃棄の指示を各課ヘ行う前に市役所文化財担当課へ通知する。
(2) 市役所文化財担当課は、廃棄指示を確認し、保存が必要と判断する簿冊がある場合には、当該簿冊を市役所文化財担当課へ移管する。
(その他)
第46条 この規程の施行に関し必要な事項は、消防長が別に定める。
附則
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年消本訓令甲第2号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年消本訓令甲第1号)
この訓令は、平成22年11月30日から施行する。
(平21消本訓令甲2・一部改正)
(平21消本訓令甲2・一部改正)
