2　総務課は、前項の規定により判断し、公文書の公開として取り扱うことと決定した場合は、次に定めるところにより、公文書の迅速な検索をするものとする。

3　総務課は、前項に規定する方法により請求に係る公文書を特定することが困難であると認められる場合は、関係課の職員に、公文書の公開に関する相談をした者に対し直接応接するよう求めるなど当該公文書の検索に必要な措置を講ずるものとする。

4　総務課は、請求に係る公文書が存在することが明らかとなった場合は、当該公文書の公開に関する相談をした者に対して、規則第2条の公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の提出を求めるものとする。

5　請求書の提出は、郵送、FAX及び代理人により、これを行うことができるものとし、電磁媒体による請求書の提出については、今後の情報化の進展状況を勘案しながら判断するものとする。

6　総務課は、前2項の規定により提出された請求書について、次に掲げる事項を確認するものとする。

7　総務課は、前項に定めるところにより記載事項を確認した場合において、請求書に記載漏れ、誤り又は不明の部分があるときは、請求者に対して必要な補正を求めるものとする。

8　総務課は、適正な請求書の提出を受けた場合は、これに受付印を押し、公文書公開請求等受付処理簿(様式第1号)に登載を行った後、請求者に当該請求書の写しを交付する。この場合において、直ちに、これを請求のあった公文書に係る事務事業の担当課(以下「事務事業担当課」という。)に送付するとともに、当該請求書の写しを保管するものとする。

9　総務課は、請求書を受け付けた場合は、請求者に対して次に掲げる事項について説明を行うものとする。

10　公文書の公開の請求に関する相談が関係課になされた場合は、関係課は、直ちに総務課と連絡を取るものとする。この場合において、当該連絡を受けた総務課は、第2項から前項までの規定に従って処理するものとする。

2　事務事業担当課は、請求書を受理した場合は、直ちに、請求に係る公文書に条例第9条各号に該当する情報が記録されているかどうかについて検討し、次の第1号から第3号までの手続を経た上で、公開の可否について決定を行うものとする。

3　事務事業担当課は、前項の決定を直ちに行う場合において、当該決定が請求に係る公文書の全部を公開する旨で、当該公文書を総務課に直ちに搬入することができるときは、即日公開を行うものとする。

4　事務事業担当課は、前項の規定による即日公開を行うことができない場合は、当該請求書を受理した日から起算して15日以内に公開の可否について決定を行うものとする。

5　公開の可否の決定の通知は、規則第4条第1項各号及び第3項に規定する通知書(以下「決定通知書」という。)により、事務事業担当課で行うものとする。この場合において、事務事業担当課は、当該決定通知書の写しを総務課に送付するものとする。

6　事務事業担当課は、総務課と協議して、第4項の期間内に公開の可否について決定の期間を延長するか否か、又は分割して公開するか否かの決定を行うものとする。

2　前項の規定により、第三者情報の意見を聴く場合は、当該第三者に関する情報を記録した公文書を公開することによって生ずる次の事項について照会を行うものとする。

3　事務事業担当課は、第1項の規定により意見を聴取した第三者に関する情報について公開の可否の決定をした場合は、当該決定の内容、閲覧の実施時期等について速やかに当該第三者に対し口頭又は文書により通知するものとする。

2　事務事業担当課の職員は、指定した公文書の公開の日時及び場所に請求に係る公文書を搬入するとともに、当該公文書の公開に当たっては、必要に応じて関係課の職員とともに、立会い、公文書の内容を説明するものとする。この場合において、公開の場所が法規図書室であるときは、原則として、総務課の職員も立ち会うものとする。

3　事務事業担当課の職員は、請求者に対して、決定通知書の提示を求めるとともに、公開しようとする公文書の内容を確認するものとする。

4　公文書の公開の実施の方法は、次の各号に掲げる区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより行うものとする。

2　公開の可否の決定について異議申立書の提出があった場合は、事務事業担当課において、これを受け付けるものとする。この場合において、事務事業担当課は、その写しを総務課に送付するものとする。

3　事務事業担当課は、前項の規定により受け付けた異議申立書を審査し、適法と認めるときはこれを受理し、不適法と認めるときは総務課と協議して、これを却下するものとする。

4　事務事業担当課は、前項の規定により異議申立書を受理した場合は、関係書類を添えて、総務課に対し竹田市情報公開審査会(以下「審査会」という。)に付議するよう依頼するものとする。

5　総務課は、前項の付議の依頼があった場合は速やかに審査会に付議し、審査会の答申があった場合はこれを直ちに事務事業担当課に送付するものとする。

6　事務事業担当課は、総務課から審査会の答申の送付を受けた場合は、総務課と協議の上、当該異議申立てに対する決定を行うものとする。

7　事務事業担当課は、異議申立てに係る決定書を作成した場合は、速やかに、異議申立人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

2　苦情の申出を受けた事務事業担当課は、速やかに苦情の申出をしたものから事情を聴取するなど苦情の迅速な処理に努めるものとする。

3　事務事業担当課は、前2項の規定により苦情の申出を受けた場合は、苦情処理記録票(様式第4号)に必要事項を記載し、直ちにその写しを総務課に送付するものとする。

4　事務事業担当課は、苦情の申出について、その取扱いを決定した場合は、直ちに当該苦情を申し出たものに対し、当該苦情の処理の結果について通知するものとする。

5　事務事業担当課は、苦情の内容が条例第9条各号に掲げる事項に関するものである場合において、必要があると認めるときは、総務課に審査会の意見を聴くよう求めることができる。

2　前項の処理を行うに当たっては、前条第2項から第4項までの規定を準用する。

3　総務課は、苦情の内容が情報公開の運営に係る重要な事項に関するものである場合において、必要があると認めるときは、審査会の意見を聴くものとする。

4　総務課は、前条及び前3項の規定により行った苦情処理の結果について審査会に報告するものとする。

2　公文書の写しの交付に要する費用は、前納とし、現金取扱員が竹田市出納員及びその他の会計職員規則(平成17年竹田市規則第54号)の定めるところにより徴収するものとする。

3　事務事業担当課は、請求者から公文書の写しの郵送について申出があった場合は、写しを作成する公文書の該当する部分及びその枚数並びに写しの交付に要する費用の額を電話等により請求者に確認し、当該費用の納入を求めるため、竹田市会計規則(平成21年竹田市規則第15号)に定める納入通知書を送付するものとする。

4　事務事業担当課は、請求者から前項の費用の納入があったことを確認した場合は、公文書の写しを当該請求者に郵送するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の竹田市公文書公開事務取扱要綱(平成11年竹田市訓令甲第12号)又は荻町情報公開事務取扱要綱(平成15年荻町要綱第2号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。